Lieu : Bujumbura
Début du contrat : Dès que possible

À propos du poste

Sous la supervision du/de la Responsable Logistique, le/la Chargé(e) des Achats, basé(e) à Bujumbura, sera responsable de la gestion quotidienne du processus d’approvisionnement et apportera un appui direct au/à la Responsable Logistique pour garantir une chaîne d’approvisionnement efficace, transparente et conforme aux procédures du partenaire.

L’objectif principal du rôle est d’assurer un système d’approvisionnement performant, soutenant la base de Bujumbura et l’ensemble des services supports du partenaire.

But du travail

Le/la Chargé(e) des Achats sera chargé(e), avec l’appui du/de la Responsable Logistique, de :

• Garantir la conformité de toutes les activités d’approvisionnement ;

• Assurer la planification et la gestion des achats ;

• Produire les rapports requis et assurer l’archivage adéquat des dossiers d’achat.

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Responsabilités

a) Conformité des activités d’approvisionnement

• Appliquer les procédures et politiques logistiques du partenaire ainsi que les exigences des bailleurs.

• Gérer toutes les formalités nécessaires liées au processus d’approvisionnement et à la distribution des marchandises.

b) Planification et gestion des achats

• Contribuer à l’identification des besoins et à la définition de la stratégie d’approvisionnement de la base.

• Participer à la mise en œuvre du plan d’achat.

• Créer et mettre à jour les listes de prix.

• S’assurer du traitement des demandes d’achat et du suivi des commandes.

• Coordonner les livraisons entre les fournisseurs, l’entrepôt, le transport et les équipes internes.

• Préparer les documents nécessaires pour le paiement des fournisseurs.

• Identifier et référencer de nouveaux fournisseurs locaux.

• Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs dans le respect des procédures internes.

• Mettre à jour la base de données fournisseurs (capacités, délais, produits, etc.), y compris la liste noire.

• Garantir un processus d’achat transparent et signaler tout comportement suspect.

• Identifier, anticiper et gérer les risques liés aux achats en coordination avec l’équipe logistique.

• Assister le/la Responsable Logistique dans les activités logistiques et d’approvisionnement au niveau national.

c) Rapportage et archivage

• Assurer un archivage complet et systématique de toute la documentation liée aux achats.

• Préparer et transmettre, avant le 5 de chaque mois, les rapports requis au Responsable Logistique (ex. : tableau de suivi des demandes d’achats, rapport des dons en nature lorsque pertinent).

• Présenter régulièrement les plans d’actions hebdomadaires et mensuels au superviseur.

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Autres responsabilités

• Connaître et respecter les procédures internes du partenaire en matière de sécurité.

• Participer à la réponse aux urgences si nécessaire.

• Signaler tout comportement inapproprié ou toute suspicion de fraude conformément aux politiques internes.

• Transmettre aux Ressources Humaines les documents nécessaires à la gestion administrative du personnel sous sa supervision.

• Veiller à ce que tous les fournisseurs et travailleurs occasionnels soient informés des politiques internes.

• Exécuter toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.

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Qualifications et Compétences

Essentiel

• Être Burundais(e) ou détenir un permis de travail valide au Burundi.

• Avoir un diplôme de Licence ou Master en logistique, opérations ou domaine similaire.

• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG internationale.

• Excellente maîtrise du français (écrit et oral).

• Compétences confirmées en informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet.

• Expérience dans des contextes complexes et capacité à travailler sous pression.

• Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion.

• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés.

• Bon sens de l’organisation et de la coordination.

• Compétences en gestion de projet et gestion budgétaire.

• Très bonnes capacités de communication et maîtrise du kirundi.

Souhaitable

• 4 ans d’expérience ou plus dans un rôle similaire, idéalement dans le secteur humanitaire.

• Connaissance du secteur humanitaire et motivation pour les valeurs associées.

• Bon esprit d’équipe.

• Maîtrise de l’anglais (atout).

• Connaissances supplémentaires en gestion budgétaire.

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Aptitudes personnelles recherchées

• Très bonnes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles.

• Attitude positive et constructive.

• Intégrité, fiabilité et sens aigu des responsabilités.

• Excellente gestion du temps et capacité d’adaptation.

• Sensibilité culturelle et flexibilité.

• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome.

• Gestion du stress et maintien de la confidentialité.

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Les candidatures féminines sont fortement encouragées.