Administrateur des Opérations (AO)

Poste : Administrateur des Opérations (AO)

Type d’emploi : Temps plein

Organisation / Responsable hiérarchique :

• Reporte à : Directeur Pays des Opérations

• Rapport indirect : Administrateur des Opérations Afrique

Lieu de travail : Bujumbura, Burundi

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Relations fonctionnelles

Interne :

• Directeur des Opérations

• Chargé des Agents en Uniformes

• Responsable des Ressources Humaines

• Chargé des Finances

• Assistant aux Opérations Afrique

• Assistant Juridique Afrique

Externe : Non applicable

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Résumé du poste

L’Administrateur des Opérations est responsable de fournir au Directeur des Opérations des données précises, exploitables et des recommandations documentées pour une prise de décision rapide et éclairée. Cela inclut le suivi des indicateurs clés de performance (KPIs), de la conformité, de l’efficacité du personnel, ainsi que de la rentabilité des contrats. Ce rôle implique la collecte et l’analyse de données auprès des chefs de services et du personnel opérationnel, tout en soutenant les activités administratives du département.

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Responsabilités principales

1. Gestion des données et rapportage

• Collecter les données des visites clients et les intégrer au plan mensuel d’actions correctives

• Produire des rapports de supervision sous Excel

• Appuyer la collecte et la compilation des KPIs au niveau national

• Gérer les fichiers SharePoint liés aux opérations

• Suivre le système d’évaluation des risques

2. Soutien administratif

• Assister le Directeur des Opérations dans la gestion administrative (présentations, suivi, CRM)

• Assurer la mise à jour des documents règlementaires du personnel (permis, certificats, etc.)

• Collaborer avec les RH pour la mise à jour des dossiers et le suivi disciplinaire

• Suivre les besoins en personnel sur sites et projets

• Soutenir les unités commerciales et projets opérationnels

3. Production de rapports

• Produire des rapports hebdomadaires, bimensuels et mensuels (scorecards, KPIs, rapports OSCA, etc.)

• Gérer la documentation du département (requisitions, congés, etc.)

4. Suivi des relations clients

• Assurer le suivi des plaintes dans le CRM

• Fournir des rapports hebdomadaires au Directeur des Opérations sur les cas non clôturés

• Collaborer avec les responsables de zone et autres services concernés

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Résultats attendus

• Déploiement efficace des agents sur les projets

• Rapports réguliers sur les performances (KPIs, évaluations, efficacité)

• Soumission des rapports aux niveaux national et régional

• Soutien administratif efficace au Directeur des Opérations

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Autorité et responsabilités

L’Administrateur des Opérations rend compte au Directeur des Opérations. Les responsabilités de ce poste seront évaluées semestriellement et annuellement sur la base de KPIs définis.

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Compétences requises

Interpersonnelles :

• Fortes compétences en communication et leadership

• Capacité de collaboration transversale

• Solide capacité d’analyse et de synthèse des données

Communication & Informatique :

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)

• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de systèmes ERP

Organisationnelles et techniques :

• Expérience en planification et hiérarchisation des priorités

• Bonne compréhension des données financières pour appuyer la décision

• Capacité de résolution de problèmes dans des environnements dynamiques

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Profil recherché

Expérience professionnelle :

• Minimum 3 ans dans un poste similaire (opérations, RH, finance, service client, etc.)

• Connaissances techniques en sécurité commerciale appréciées

• Expérience dans des environnements dynamiques et à enjeux élevés

Compétences techniques :

• Solides compétences informatiques

• Capacité à formuler des recommandations fondées sur les données